Utformat 2014-02-17 (delvis reviderat mars 2016)

ARBETS- OCH ANSVARFÖRDELNING SAMT KOMMITTÉANVISNINGAR

Vi vill åstadkomma en tydlig arbetsfördelning inom klubben som klargör ansvarsområden mellan styrelse, kommittéer och övriga uppdrag. Anvisningarna ska inte ses som en begränsning utan som ett stöd för respektive kommitté och förtroendevald.

STYRELSEN
Styrelsen består av ordförande, vice ordförande, sekreterare, vice sekreterare, kassör och vice kassör.
Inom styrelsen fördelas övriga arbetsuppgifter.

Uppgift. Att på uppdrag av årsmötet leda, driva och utveckla klubben utifrån fastställd verksamhetsplan och budget

Ansvar
o Klubbens övergripande ekonomi
o Budgetuppföljning sker vid varje styrelsemöte
o Stödja och följa upp kommittéernas verksamhet
o Uppföljning av verksamhetsplan och ekonomi inkl. kommittéerna. Svara för kontakter utåt med tex  GOF, GOF Arrangemang,
   SOFT och VSIF
o Upprätta verksamhetsberättelse och årsredovisning inför årsmötet
o Upprätta verksamhetsplan och budget inför årsmötet.
o Ansöka om lokala aktivitetsbidrag och lokalbidrag med underlag från kommittéerna
o Ansöka om Bingotillstånd, samt företräda klubbens intressen i Lotteriföreningen.
o Anordna öppna medlemsmöten för att engagera medlemmarna i det löpande arbetet i klubben.
   Dessa möten kan också vara rådgivande inför beslut i styrelse eller kommittébeslut.
o Informera om styrelsens verksamhet på hemsidan om aktiviteter som styrelsen ansvarar för
o Hålla medlemsmatrikeln aktuell på hemsidans intranät
o Hålla hemsidan aktuell inom styrelsens ansvarsområden. Lägga ut protokoll och annat material som
   kan bidra till medlemmarnas insyn i styrelsens arbete på intranätet.
o Hålla kommittéanvisningarna uppdaterade.
o Utse en representant till utbildningsgruppen för att utveckla och samordna utbildningsinsatser
   inom klubben tillsammans med SISU Idrottsutbildarna Väst
o Hålla god framförhållning inför ev. avgångar och lobba för nya ledamöter.

Avsätta minst 45 minuter vid varje styrelsemöte för utvecklingsfrågor/utbildning, som redovisas som lärgrupp

REVISORER
Årsmötet har valt två ordinarie revisorer och en ersättare.

Uppgift. Att på uppdrag av årsmötet granska skötseln av klubbens verksamhet och ekonomi

Ansvar
o Hålla sig underrättade om verksamheten i klubben
o Årligen granska räkenskaperna och skötseln av klubbens verksamhet
o Att förelägga en revisionsberättelse till årsmötet

VALBEREDNING
Årsmötet väljer en valberedning som består av två-tre ledamöter.

Uppgift. Engagera medlemmarna i klubbens arbete i styrelse och kommittéer

Ansvar
o Att till årsmötet presentera förslag till ledamöter i styrelse, revisorer samt kommittéer.
o Hålla sig informerade om behov av förtroendevalda.
o Samarbeta med styrelsen.


KOMMITTÉERNA
Varje kommitté upprättar en verksamhetsplan och ett förslag till budget för sitt ansvarsområde inför årsmötet. I slutet av verksamhetsåret görs en verksamhetsberättelse, som ingår i klubbens gemensamma verksamhetsberättelse. Därutöver skall en utbildningsplan tas fram, som ingår i en klubbgemensam utbildningsplan

Kommittéerna arbetar självständigt. Under året gör styrelsen en uppföljning av budget och verksamhet tillsammans med representanter för/hela kommittén.
Alla kommittéer skall utse en representant till utbildningsgruppen, för att utveckla och samordna utbildningsinsatser inom klubben tillsammans med SISU Idrottsutbildarna Väst
Respektive kommitté har ansvaret för att dess uppgifter utförs i rätt tid och på ett bra sätt, samt inom fastställda budgetramar.
Tänk på att:
• Hålla koll på när på året aktiviteterna i fråga brukar genomföras
• I god tid utse den eller de personer som ska se till att aktiviteten genomförs
• Meddela styrelsen och övriga klubbmedlemmar när, var, hur och med vilka förutsättningar aktiviteter genomförs
• Göra mötesanteckningar och vidarebefordra till styrelsen, samt lägga ut dem på hemsidans intranät
• Samarbeta med andra berörda kommittéer
• Hålla god framförhållning inför ev. avgångar och lobba för nya ledamöter.

Om det är oklart vad något ansvarsområde innebär – fråga någon i styrelsen. Det är alltid fritt fram för nya friska idéer och aktiviteter.
Klubben deltar i ett stort antal stafetter/budkavlar under året. Många är involverade i planering av dessa. Oftast medför de ekonomiska åtaganden för deltagarna. Särskilda anvisningar finns därför i bilaga 1.

Barn och ungdomskommittén

Uppgift. Skapa möjligheter för nyrekrytering och utveckling av barn och ungdomar inom orienteringssporten.

Ansvarsområde
• Anordna OL-skola för nybörjare, Skattjakten
• Anordna utbildning och träning för barn och ungdomar (upp tom 16 år).
• Arrangera gemensamma träffar och läger
• Planera in viktiga tävlingar och samordna med tränings- och elitkommittén
• Hålla kontinuerlig kontakt med tränings- och elitkommittén
• Utse UK för ungdomskavlar och UK-representant till blandade kavlar där ungdomar ingår
• Ansvara för praktiska arrangemang såsom resa, logi och mat vid viktiga tävlingar och budkavlar, för vilka ungdomskommittén 
  satts som ansvarig
• Påverka ungdomar att tävla och stödja dem i deras tävlingsutövande
• Engagera ungdomarnas föräldrar till att delta i nybörjarkurser för vuxna, som anordnas av breddkommittén.
• Ha kontinuerlig kontakt med GOF’s ungdomskommitté
• Ansvara för underlag till ansökan om aktivitetsbidrag för kommitténs aktiviteter
• Informera på hemsidan samt på annat sätt som behövs för denna grupp
• Hålla god framförhållning inför ev. avgångar och lobba för nya ledamöter

Kommittén ska vid sina möten avsätta minst 45 minuter för utvecklingsfrågor/utbildning, som redovisas som lärgrupp

I barn- och ungdomsaktiviteterna skall teori- och utbildningsinslag förekomma regelbundet, vilka redovisas som lärgrupp.

Tränings- och elitkommittén

Uppgift. Anordna gemensamma klubbträningar, samt träningen för HD 17-35-gruppen (även äldre kan delta)
Skapa möjligheter för elitsatsande klubbmedlemmar till goda resultat individuellt och i stafett.

Ansvarsområde
• Att i samråd med elitlöparna sätta upp mål och strategier för elitverksamheten
• Föreslå ersättningsprinciper för elitgruppen
• Planera in viktiga tävlingar
• Göra gemensamt och individuella träningsprogram
• Ha kontakt med löparna och tillvarata deras intressen
• Kontinuerligt och vid årets slut följa upp och utvärdera elitverksamheten
• Arrangera elitträffar med resultatuppföljning
• Coacha elitlag
• Utse UK för elitbudkavlar och UK-representant till blandade budkavlar där elitlöpare ingår
• Ansvara för praktiska arrangemang såsom resa, logi och mat vid viktiga tävlingar och budkavlar, för vilka elitkommittén satts
   som ansvarig
• Samordna träningsaktiviteter för DH 17-35 gentemot GOF och andra klubbar tillsammans med bl a breddkommittén
• Ha kontinuerlig kontakt med GOF’s elitkommitté
• Ha kontinuerlig kontakt med GOF’s juniorkommitté
• Ha kontakt med barn- och ungdomskommittén för samordning av aktiviteter och stöd till ungdomar i övergången mellan
   ungdoms- och junioråldrarna
• Ansvara för bokföring av aktiviteter för aktivitetsstöd (LOK gäller upp till 26 år)
• Utarbeta träningspaket
• Informera på hemsidan samt på annat sätt när det bedöms lämpligt
• Hålla god framförhållning inför ev. avgångar och lobba för nya ledamöter

Kommittén ska vid sina möten avsätta minst 45 minuter för utvecklingsfrågor/utbildning, som redovisas som lärgrupp

Juniorkommittén

Uppgift. Utveckla klubbens verksamhet för juniorer. Verksamheten syftar till en individuell utveckling av juniorerna alltefter deras olika målsättningar – elit, orientering för att det är kul eller ledare.

Ansvarsområde
•  Att i samråd med löparna sätta upp mål och strategier för verksamheten
•  Tillsammans med löparna ta fram individuella mål och träningsprogram
•  Arrangera speciella träningar för juniorerna som förberedelse för seniorbanor (projekt ”Svart  bana”) tillsammans med tränings-
   elitkommittén och breddkommittén
•  Ordna uppföljning av löprana tillsammans med tränings- elitkommittén
•  Ordna träffar med löparna som Kick off, sociala aktiviteter, alternativa träningar
•  Ta tillvara och stimulera löparnas intresse för ledaruppdrag
•  Hålla kontakt med ungdomskommittén, för samordning av aktiviteter och stöd till ungdomar i övergången mellan ungdoms- och
   junioråldern
•  Hålla kontakt med GOF’s juniorverksamhet
•  Informera på hemsidan, samt på annat sätt när det bedöms lämpligt
• Hålla god framförhållning inför ev. avgångar och lobba för nya ledamöter

Vid varje kommittémöte ska minst 45 minuter avsättas för utvecklingsfrågor/utbildning, som redovisas som lärgrupp

Veterankommittén

Uppgift. Verka för att klubbmedlemmar över 35 år aktivt deltar i tävlings- och träningsverksamhet samt att ordna andra aktiviteter som bidrar till klubbgemenskap för äldre veteraner

Ansvarsområde
•  Planera tävlingsverksamheten för veterantävlingar och informera om detta
•  Aktivt propagera för deltagande i veteran- och blandade budkavlar
•  Ansvara för praktiska arrangemang såsom resa, logi och mat vid viktiga tävlingar och budkavlar för vilka veterankommittén är
    ansvarig
•  Utse UK för veterankavlar och UK-representant till blandade budkavlar där veteraner ingår
•  Planera och genomföra specialträningar inför viktiga tävlingar (tex veteranmästerskapen)
•  Ansvara för underlag till ansökning om aktivitetsstöd för kommitténs verksamhet
•  Informera på hemsidan, på anslagstavlan i klubben, genom brev och GP klubbnytt när så bedöms vara lämpligt
•  Ordna regelbundna träningar och sociala aktiviteter för H35+ och D35+
•  Ordna regelbundna träningar och sociala aktiviteter för äldre veteraner
•  Aktivt delta i samarbetet med andra klubbar för träning/tävling för äldre veteraner
•  Hålla god framförhållning inför ev. avgångar och lobba för nya ledamöter

Vid varje kommittémöte ska minst 45 minuter avsättas för utveckling/utbildning, som redovisas som lärgrupp. Kommittén ska stimulera grupper inom sitt ansvarsområde att bedriva utbildningsverksamhet

Breddkommittén

Uppgift. Arbeta med aktiviteter för medlemmar oavsett ambitionsnivå, som ett medel för att stärka gemenskapen i klubben. Aktivera allmänheten med olika orienteringsarrangemang, såsom Naturpasset och Motionsorienteringar, samt bidra till rekrytering av nya medlemmar.
Ordna gemensamma träningar för hela klubben som förberedelse till 25-manna kavlen (Gränslöst) i samarbete med tränings- och elitkommittén samt junior- och ungdomskommittén

 Verka för att många klubbmedlemmar deltar i 25-mannastafetten (eller annan blandstafett)

Ordna nybörjarkurser för vuxna.

Utveckla och samordna träningar för motionärer, vuxna nybörjare och erfarna orienterare utan elitambitioner i samarbete med tränings-och elitkommittén, samt junior- och ungdomskommittén.

Tillvarata intresset för skidåkning och skidorientering i klubben.
Ansvara för träningsarrangemang tillsammans med Elit och träningskommittén.

Ansvarsområde
• Ansvara för initiativen till gemensamma klubbaktiviteter t ex årsfest och dammiddag, samt ta initiativ till nya aktiviteter
• Vara sammanhållande för stuglopp och skinklopp med lussetåg. Fördela ansvaret för aktiviteterna
• Planera, fördela arbetet och genomföra Naturpasset
• Tillsammans med övriga GOF klubbar genomföra Motionsorienteringar
• Anordna vuxen-nybörjarkurs i samarbete med barn och ungdomskommittén, samt följa upp intresset efter avslutad kurs
• Planera och genomföra träningsarrangemang för hela klubben bla som förberedelse för 25-mannakavlen (Gränslöst), 
   tillsammans med andra kommittéer (tränings- och elitkommittén, samt junior- och ungdomskommittén)
• Samordna träningar för erfarna medlemmar utan elitambitioner med tränings- och elitkommittén, samt junior- och 
  ungdomskommittén
• Påverka medlemmar att tävla på olika nivåer
• Förbereda samt ansvara för praktiska arrangemang såsom resa, logi och mat i samband med 25-mannastafetten
   (eller annan stafett om man beslutat så)
• Ansvara för att UK från berörda kommittéer (elit, veteran och ungdom) kallas för laguttagning till 25-mannastafetten.
• Tillkännage laguttagning till klubbmedlemmarna till 25-mannastafetten.
   Informera på hemsidan, anslagstavlan i klubbstugan samt på annat sätt som bedöms lämpligt.
• Hålla god framförhållning inför ev. avgångar och lobba för nya ledamöter

Kommittén ska vid sina möten avsätta minst 45 minuter för utvecklingsfrågor/utbildning, som redovisas som lärgrupp

Tekniska kommittén

Uppgift. Långtidsplanera tävlingsarrangemang och kartprojekt, samt utse ansvariga för respektive arrangemang. Utveckla nya tävlingsarrangemang.

Ansvarsområde
• Planera för aktuella tävlingsarrangemang
• Utse tävlingsledare, banläggare och stötta dessa i genomförandet av tävlingarna
• Initiera utbildning för klubbmedlemmarna i banläggning, datastöd i banläggning, tävlingsorganisation, data för    
   tävlingsadministration, IP-skogen-materialet, samt i rekognosering och digitalisering av kartor
• Ansvara för planering och genomförande av nya kartprojekt
• Ansvara för inköp och förvaltning av material till tävling och träning
• Planera och genomföra revidering av befintliga, aktuella kartor
• Samråda med markägare och jakträttsorganisationer vid kartprojekt och tävlingsarrangemang
• Hålla sig à jour med markägares eventuella planer på skogsavverkning
• Medverka till att klubbmedlemmar får information om samrådsförfarandet, om allemansrätten samt initiera diskussion om
   natur-, jakt- och miljöfrågor
• Tillsammans med styrelsen ansöka om bidrag för kartprojekt
• Ha kontinuerligt samråd med GOF’s kartkommitté och tekniska kommitté samt GKR
• Hålla medlemmarna informerade om tävlingar, samt övriga aktuella frågor genom klubbens hemsida och på annat sätt som
   bedöms lämpligt
• Försäljning av klubbens kartor till andra klubbar och allmänheten
• Informera om vad som gäller vid arrangemang på klubbens kartor
• Samarbeta med OL-skyttekommittén för att undvika arrangemangskollisioner och effektivisera arbetet
• Informera på hemsidan om klubbens kartor samt hur man kan få tillgång till dessa
• Hålla god framförhållning inför ev. avgångar och lobba för nya ledamöter

Kommittén ska vid sina möten avsätta minst 45 minuter för utvecklingsfrågor/utbildning, som redovisas som lärgrupp

OL- skyttekommittén

Uppgift. Tillvarata intresset för OL-skytte i klubben.

Ansvarsområde
• Bevaka det som händer inom OL-skytte
• Stimulera medlemmar att tävla
• Ansvara för tävling och träning med långsiktig planering
• Informera på hemsidan om planerade och genomförda aktiviteter
• Ansvara för underlag till ansökan om aktivitetsbidrag för kommitténs aktiviteter
• Samarbeta med tekniska kommittén för att undvika arrangemangskollisioner och effektivisera arbetet.
• Hålla god framförhållning inför ev. avgångar och lobba för nya ledamöter

Kommittén ska vid sina möten avsätta minst 45 minuter för utvecklingsfrågor/utbildning, som redovisas som lärgrupp

Stugkommittén

Uppgift. Hålla klubbstugan och tomten kring stugan fräsch och inbjudande.
Att hyra ut klubbstugan.
Kort- och långsiktig utveckling av stugan.

Ansvarsområde
• Fördela arbete med skötsel av klubbstugan, bla städlista
• Matlagningsschema för tisdagsträning.
• Utarbeta en plan för löpande underhåll och långsiktiga investeringar
• Föreslå investeringar och förändringar till styrelsen
• Sköta uthyrningen av klubbstugan efter av styrelsen fastställda regler, meddela kassören för fakturering.
• Informera på hemsidan
• Hålla god framförhållning inför ev. avgångar och lobba för nya ledamöter

Intäkts- och marknadsföringskommittén

Uppgift. Marknadsföra GMOK, utveckla varumärket och arbeta för att stärka klubbens ekonomi samt att ansvara för och utveckla de intäktsområden som vi har idag.

Ansvara och utveckla Hittaut.nu-projektet.
Medverka till att ta fram ändamålsenliga klubbkläder, samt försäljning av dessa inom klubben.
Aktivt arbeta med prisanskaffning till våra tävlingar.

Ansvarsområde
• Ansvara för och utveckla Hittaut.nu att ta fram kartor, annonser och friskvårdsprojekt, trycka och distribuera kartorna, samt    sköta verksamheten under den öppna perioden
• Marknadsföra och distribuera Enjoy-guiden
• Organisera grässkyddsläggning
• Utveckla Sponsring och varumärket GMOK
• Finna nya inkomstkällor
• Bygga upp kontinuitet i prisanskaffningen inför våra tävlingar
• Beställa och försälja träningskläder och tävlingsdress, samt Ullmaxkläder
• Lämna faktureringsunderlag till kassören
• Informera på klubbens hemsida
• Ansvara för klubbens insatser vid Göteborgsvarvet
• Hålla god framförhållning inför ev. avgångar och lobba för nya ledamöter

Kommittén ska vid sina möten avsätta minst 45 minuter för utvecklingsfrågor/utbildning, som redovisas som lärgrupp

Utbildnings- och ledarutvecklingskommittén

Uppgift. Utveckla klubbens verksamhet med stöd av de möjligheter SISU Idrottsutbildarna Väst erbjuder med utbildning inom alla kommittéers verksamhetsområden, samt ledarutveckling på alla nivåer inom klubbverksamheten och därigenom bidra till ledarförsörjning på kort och lång sikt.

Ansvarsområde
• Bilda en utbildnings- och ledarutvecklingsgrupp med en representant från varje kommitté, samt en representant från styrelsen
• Utarbeta en utbildningsplan för klubben som kopplas till verksamhetsplanen och antas vid årsmötet Stödja kommittéernas
  utbildningsarbete
• Ta fram en ledarutvecklingsplan och därmed en utbildningsplan för att på kort och lång sikt tillgodose ledarförsörjning i klubben
• Samordna hela utbildningsverksamheten med SISU:s konsulent så att erbjudna resurser kommer klubbverksamheten till del
• Hålla god framförhållning inför ev. avgångar och lobba för nya ledamöter

ÖVRIGA UPPDRAG

Hemsida, informationssamordnare

Uppgift. Erbjuda bra förutsättningar för informationsspridning och kommunikation för kommittéer och enskilda medlemmar.
Hålla vår hemsida uppdaterad.
Utveckla hemsidan efter önskemål från medlemmar, styrelse och kommittéer.

Ansvarsområde
• Ansvara för att GMOK-information presenteras på ett ändamålsenligt sätt
• Påminn styrelse och kommittéer om att den information som skall ligga på hemsidan skall vara uppdaterad.
  Varje kommitté och styrelsen har ansvar för informationen både på hemsidan och på andra lämpliga sätt
• Stöd till kommittéerna för att utveckla sin information och kommunikation
• Aktivt samarbeta med marknadsförings- och intäktskommittén för att utnyttja hemsidans möjligheter
 • Sammanställa och lägga upp tävlingsprogrammet inför varje säsong på hemsidan.

Tävlingsanmälare

Uppgift. Samordna och sköta klubbens anmälningar till tävlingar.

Ansvarsområde
• Hjälpa medlemmarna så att de kan anmäla sig till tävlingar via Eventor.
• Hjälpa klubbens tävlings- och träningsarrangörer att lägga in aktiviteter i Eventor
• Sammanställa underlag för fakturering till klubbmedlemmarna gällande startavgifter, efteranmälan och ”ej start”
• Sammanräkna poängtabellen

Bilaga 1

Instruktioner för ansvarig till stafetter, tävlingsresor och träningsläger

Ansvarig är någon i den kommitté som utsetts som ansvarig (eller annan klubbmedlem som fått uppdraget av kommittén) för stafetten, tävlingsresan eller träningslägret..

Syfte: Se till att stafetter/tävlingsresan/träningsläger fungerar från början till slut.

Ansvarsområde
• Informera på hemsidan med möjlighet till anmälan på hemsidan
• Propagera för deltagande genom påverkan och information
• Ange i inbjudan vilka ekonomiska villkor som gäller för deltagarna
• Vid budkavlar/ där både seniorer, ungdomar och/eller veteraner ingår skall den ansvarige samarbeta med respektive kommittéer
• Anmäla lag och ev. logi mm till arrangören av tävlingen och meddela kassören om vilka avgifter som skall betalas
• Boka transporter, logi, mat om nödvändigt.
• Ansvara för att information om laguttagning, reseinformation mm läggs upp på hemsidan och helst också via mail
   meddelas löparna
• Göra en ekonomisk rapport senast 10 dagar efter genomförd tävling/läger till kassören, där det framgår vilka kostnader som  
   kommer att faktureras klubben och på vilket kostnadsställe/kommitté denna kostnad skall bokföras, samt vilka kostnader som
   skall faktureras deltagarna.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ATM - 121244 -