Partners
2009-02-08
ARBETS- OCH ANSVARFÖRDELNING SAMT KOMMITTÉANVISNINGAR
Vi vill åstadkomma en tydlig arbetsfördelning inom klubben som klargör ansvarsområden mellan styrelse, kommittéer och övriga uppdrag. Anvisningarna ska inte ses som en begränsning utan som ett stöd för respektive kommitté och förtroendevald.
STYRELSEN
Styrelsen består av ordförande, vice ordförande, sekreterare, vice sekreterare, kassör och vice kassör.
Inom styrelsen fördelas övriga arbetsuppgifter.
Uppgift. Att på uppdrag av årsmötet leda, driva och utveckla klubben utifrån fastställd verksamhetsplan och budget
Ansvar
o Klubbens övergripande ekonomi
o Budgetuppföljning sker vid varje styrelsemöte
o Stödja och följa upp kommittéernas verksamhet
o Uppföljning av verksamhetsplan och ekonomi för kommittéerna sker vid tre tillfällen under året
o Svara för kontakter utåt med tex GOF, SOFT och VSIF
o Upprätta verksamhetsberättelse och årsredovisning inför årsmötet
o Upprätta verksamhetsplan och budget inför årsmötet.
o Ansöka om lokala aktivitetsbidrag och lokalbidrag med underlag från kommittéerna
o Ansöka om Bingotillstånd
o Anordna öppna medlemsmöten för att engagera medlemmarna i det löpande arbetet i klubben. Dessa möten kan också vara rådgivande inför beslut i styrelse eller kommittébeslut.
o Informera om styrelsens verksamhet på hemsidan samt annonsera i GP under Klubbnytt om aktiviteter som styrelsen ansvarar för
o Hålla medlemsmatrikeln aktuell på hemsidans intranät samt distribuera den till medlemmar som meddelat att de inte har tillgång till Internet.
o Hålla hemsidan aktuell inom styrelsens ansvarsområden. Lägga ut protokoll och annat material som kan bidra till medlemmarnas insyn i styrelsens arbete på intranätet.
o Hålla kommittéanvisningarna uppdaterade.
o Utse en representant till utbildningsgruppen för att utveckla och samordna utbildningsinsatser inom klubben tillsammans med SISU Idrottsutbildarna Väst
o Utse en ledamot till Föreningsrådet i Skatås (kanske koppling till stugkommittén)
REVISORER
Årsmötet har valt två ordinarie revisorer och en ersättare.
Uppgift. Att på uppdrag av årsmötet granska skötseln av klubbens verksamhet och ekonomi
Ansvar
o Hålla sig underrättade om verksamheten i klubben
o Årligen granska räkenskaperna och skötseln av klubbens verksamhet
o Att förelägga en revisionsberättelse till årsmötet
VALBEREDNING
Årsmötet väljer en valberedning som består av tre ledamöter.
Uppgift. Engagera medlemmarna i klubbens arbete i styrelse och kommittéer
Ansvar
o Att till årsmötet presentera förslag till ledamöter i styrelse, revisorer samt kommittéer.
o Hålla sig informerade om behov av förtroendevalda.
o Samarbeta med styrelsen.
KOMMITTÉERNA
Varje kommitté upprättar en verksamhetsplan och ett förslag till budget för sitt ansvarsområde inför årsmötet. I slutet av verksamhetsåret görs en verksamhetsberättelse som ingår i klubbens gemensamma verksamhetsberättelse. Därutöver skall en utbildningsplan tas fram som ingår en klubbgemensam utbildningsplan som fastställs av årsmötet.
Kommittéerna arbetar självständigt. Tre gånger per år gör styrelsen en uppföljning av budget och verksamhet tillsammans med representanter för/hela kommittén.
Alla kommittéer skall utse en representant till utbildningsgruppen för att utveckla och samordna utbildningsinsatser inom klubben tillsammans med SISU Idrottsutbildarna Väst
Respektive kommitté har ansvaret för att dess uppgifter utförs i rätt tid och på ett bra sätt samt inom fastställda budgetramar. Tänk på att
• Hålla koll på när på året aktiviteterna i fråga brukar genomföras
• I god tid utse den eller de personer som ska se till att aktiviteten genomförs
• Meddela styrelsen och övriga klubbmedlemmar när, var, hur och med vilka förutsättningar aktiviteter genomförs
• Göra mötesanteckningar och vidarebefordra till styrelsen samt lägga ut dem på hemsidans intranät
• Samarbeta med andra berörda kommittéer
Om det är oklart vad något ansvarsområde innebär – fråga någon i styrelsen. Det är alltid fritt fram för nya friska idéer och aktiviteter.
Klubben deltar i ett stort antal stafetter/budkavlar under året. Många är involverade i planering av dessa. Oftast medför de ekonomiska åtaganden för deltagarna. Särskilda anvisningar finns därför i bilaga 1
Barn och ungdomskommittén
Uppgift .Skapa möjligheter för nyrekrytering och utveckling av barn och ungdomar inom orienteringssporten.
Ansvarsområde
• Anordna OL-skola för nybörjare
• Anordna utbildning och träning för barn och ungdomar (upp till 16 år).
• Arrangera gemensamma träffar och läger
• Planera in viktiga tävlingar och samordna med tränings- och elitkommittén.
• Hålla kontinuerlig kontakt med tränings- och elitkommittén.
• Utse UK för ungdomskavlar och UK-representant till blandade kavlar där ungdomar ingår.
• Ansvara för praktiska arrangemang såsom resa, logi och mat vid viktiga tävlingar och budkavlar för vilka ungdomskommittén satts som ansvarig.
• Påverka ungdomar att tävla och stödja dem i deras tävlingsutövande.
• Engagera ungdomarnas föräldrar till att delta i nybörjarkurser för vuxna som anordnas av breddkommittén.
• Ha kontinuerlig kontakt med GOFs ungdomskommitté.
• Ansvara för underlag till ansökan om aktivitetsbidrag för kommitténs aktiviteter.
• Informera på hemsidan samt på annat sätt som behövs för denna grupp
Tränings- och elitkommittén
Uppgift. Anordna gemensamma klubbträningar samt träningen för HD 17-35-gruppen (även äldre kan delta)
Skapa möjligheter för elitsatsande klubbmedlemmar till goda resultat individuellt och i stafett.
Ansvarsområde
• Att i samråd med elitlöparna sätta upp mål och strategier för elitverksamheten
• Föreslå ersättningsprinciper för elitgruppen
• Planera in viktiga tävlingar
• Göra gemensamt och individuella träningsprogram
• Ha kontakt med löparna och tillvarata deras intressen.
• Kontinuerligt och vid årets slut följa upp och utvärdera elitverksamheten.
• Arrangera elitträffar med resultatuppföljning.
• Coacha elitlag.
• Utse UK för elitbudkavlar och UK-representant till blandade budkavlar där elitlöpare ingår.
• Ansvara för praktiska arrangemang såsom resa, logi och mat vid viktiga tävlingar och budkavlar för vilka elitkommittén satts som ansvarig.
• Samordna träningsaktiviteter för DH 17-35 gentemot GOF och andra klubbar tillsammans med bl a breddkommittén.
• Ha kontinuerlig kontakt med GOFs elitkommitté
• Ha kontinuerlig kontakt med GOF:s juniorkommitté
• Ha kontakt med barn- och ungdomskommittén för samordning av aktiviteter och stöd till ungdomar i övergången mellan ungdoms- och junioråldrarna
• Ansvara för bokföring av aktiviteter för aktivitetsstöd (LOK gäller upp till 26 år)
• Utarbeta träningspaket
• Informera på hemsidan samt på annat sätt när det bedöms lämpligt
Veterankommittén
Uppgift. Verka för att klubbmedlemmar över 35 år aktivt deltager i tävlings- och träningsverksamhet samt att ordna andra aktiviteter som bidrar till klubbgemenskap för äldre veteraner
Ansvarsområde
• Planera tävlingsverksamheten för veterantävlingar och informera om detta.
• Aktivt propagera för deltagande i veteran- och blandade budkavlar.
• Ansvara för praktiska arrangemang såsom resa, logi och mat vid viktiga tävlingar och budkavlar för vilka veterankommittén är ansvarig.
• Utse UK för veterankavlar och UK-representant till blandade budkavlar där veteraner ingår.
• Planera och genomföra specialträningar inför viktiga tävlingar (43-kavlen, veteranmästerskapen).
• Ansvara för underlag till ansökning om aktivitetsstöd för kommitténs verksamhet.
• Informera på hemsidan, på anslagstavlan i klubben, genom brev och GP klubbnytt när så bedöms vara lämpligt
• Ordna regelbundna träningar och sociala aktiviteter för H35+ och D35+
• Ordna regelbundna träningar och sociala aktiviteter för äldre veteraner
• Aktivt delta i samarbetet med andra klubbar för träning/tävling för äldre veteraner
Breddkommittén
Uppgift. Arbeta med aktiviteter för medlemmar oavsett ambitionsnivå som ett medel för att stärka gemenskapen i klubben. Aktivera allmänheten med olika orienteringsarrangemang såsom Naturpasset samt bidra till rekrytering av nya medlemmar.
Verka för att många klubbmedlemmar deltar i 25-mannakavlen (eller annan blandkavle)
Utveckla nya aktiviteter som poängpromenader, skidorientering o dyl för att intressera både klubbmedlemmar och andra
Ordna sociala aktiviteter i samband med KM tillsammans med tekniska kommittén
Tillvarata intresset för skidåkning och skidorientering i klubben.
Ansvara för träningsarrangemang tillsammans med Elit och träningskommittén
Ansvarsområde
• Ansvara för initiativen till gemensamma klubbaktiviteter t ex årsfest, herrmiddag och dammiddag samt ta initiativ till nya aktiviteter.
• Vara sammanhållande för stuglopp och skinklopp med lussetåg
• Fördela ansvaret för aktiviteterna
• Planera, fördela arbetet och genomföra Naturpasset.
• Bevaka generationsövergripande möjligheter i de andra kommittéerna
• Anordna vuxen-nybörjarkurs i samarbete med barn och ungdomskommittén samt följa upp intresset efter avslutad kurs
• Påverka medlemmar att tävla på olika nivåer.
• Förbereda samt ansvara för praktiska arrangemang såsom resa, logi och mat i samband med 25-mannakavlen (eller annan kavle om man beslutat så)
• Ansvara för att UK från berörda kommittéer (elit, veteran och ungdom) kallas för laguttagning till 25-mannakavlen.
• Tillkännage laguttagning till klubbmedlemmarna till 25-mannakavlen.
• Planera och genomföra träningsarrangemang tillsammans med andra kommittéer t ex elit och träningskommittén
• Informera på hemsidan, anslagstavlan i klubbstugan samt på annat sätt som bedöms lämpligt.
Tekniska kommittén
Uppgift. Långtidsplanera tävlingsarrangemang och kartprojekt samt utse ansvariga för respektive arrangemang. Utveckla nya tävlingsarrangemang.
Ansvarsområde
• Planera för aktuella tävlingsarrangemang.
• Utse tävlingsledare, banläggare och stötta dessa i genomförandet av tävlingarna.
• Initiera utbildning för klubbmedlemmarna i banläggning, datastöd i banläggning, tävlingsorganisation, data för tävlingsadministration, IP-skogen-materialet, rekognosering och digitalisering av kartor samt i rekognosering och digitalisering av kartor.
• Ansvara för planering och genomförande av nya kartprojekt..
• Ansvara för inköp och förvaltning av material till tävling och träning.
• Planera och genomföra revidering av befintliga, aktuella kartor.
• Samråda med markägare och jakträttsorganisationer vid kartprojekt och tävlingsarrangemang.
• Hålla sig à jour med markägares ev planer på skogsavverkning.
• Medverka till att klubbmedlemmar får information om samrådsförfarandet, om allemansrätten samt initiera diskussion om natur-, jakt- och miljöfrågor.
• Tillsammans med styrelsen ansöka om bidrag för kartprojekt.
• Ha kontinuerligt samråd med GOFs kartkommitté och tekniska kommitté samt GKR.
• Hålla medlemmarna informerade om tävlingar samt övriga aktuella frågor genom klubbens hemsida
och på annat sätt som bedöms lämpligt.
• Försäljning av klubbens kartor till andra klubbar och allmänheten.
• Informera om vad som gäller vid arrangemang på klubbens kartor
• Samarbeta med OL-skyttekommittén för att undvika arrangemangskollisioner och effektivisera arbetet
• Informera på hemsidan om klubbens kartor samt hur man kan få tillgång till dessa.
OL- skyttekommittén
Uppgift. Tillvarata intresset för OL-skytte i klubben.
Ansvarsområde
• Bevaka vad som händer inom OL-skytte.
• Påverka medlemmar att tävla.
• Ansvara för tävling och träning med långsiktig planering
• Informera på hemsidan om planerade och genomförda aktiviteter
• Ansvara för underlag till ansökan om aktivtetsbidrag för kommitténs aktiviteter
• Samarbeta med tekniska kommittén för att undvika arrangemangskollissioner och effektivisera arbetet
Stugkommittén
Uppgift. Hålla klubbstugan och tomten kring stugan fräsch och inbjudande
Att hyra ut klubbstugan
Kort- och långsiktig utveckling av stugan
Ansvara för mottagande av nya klubbmedlemmar och göra dem bekanta med klubbens verksamhet
Ansvarsområde
• Fördela arbete med skötsel av klubbstugan.
• Matlagningsschema för tisdagstränng
• Utarbeta en plan för löpande underhåll och långsiktiga investeringar
• Föreslå investeringar och förändringar till styrelsen
• Sköta uthyrningen av klubbstugan efter av styrelsen fastställda regler, meddela kassören för fakturering.
• Informera på hemsidan
.
Intäkts- och marknadsföringskommittén
Uppgift. Marknadsföra GMOK och arbeta för att stärka klubbens ekonomi samt att ansvara för och utveckla de intäktsområden som vi har idag.
Medverka till att ta fram ändamålsenliga klubbkläder samt försäljning av dessa inom klubben.
Aktivt arbeta med prisanskaffning till våra tävlingar
Ansvarsområde
• Försälja BingoLotter inom klubben och ansvara för fakturering och uppföljning av resultatet
• Hålla sig ajour med utvecklingen inom Bingospel, bevaka nya lotterier och spel samt företräda klubbens intressen i Lotteriföreningen
• Ta fram underlag till styrelsen för ansökan om Bingotillstånd till länsstyrelsen
• Marknadsföra och distribuera Enjoy-guiden
• Marknadsföra och organisera dragning och vinstutdelning av Stuglotteriet
• Organisera grässkyddsläggning
• Utveckla Sponsring
• Utveckla Naturpasset till nya målgrupper
• Finna nya inkomstkällor
• Bygga upp en kontinuitet i prisanskaffningen inför våra tävlingar
• Beställa och försälja träningskläder och tävlingsdress.
• Lämna faktureringsunderlag till kassören
• Informera på klubbens hemsida
• Ansvara för klubbens insatser vid Göteborgsvarvet
Utbildnings- och ledarutvecklingskommittén
Uppgift. Utveckla klubbens verksamhet med stöd av de möjligheter SISU Idrottsutbildarna Väst erbjuder med utbildning inom alla kommittéers verksamhetsområden samt ledarutveckling på alla nivåer inom klubbverksamheten samt därigenom bidra till ledarförsörjning på kort och lång sikt
Ansvarsområde
Bilda en utbildnings- och ledarutvecklingsgrupp med en representant från varje kommitté samt en representant från styrelsen
Utarbeta en utbildningsplan för klubben som kopplas till verksamhetsplanen och antas vid årsmötet Stödja kommittéernas utbildningsarbete
Ta fram en ledarutvecklingsplan och därmed en utbildningsplan för att på kort och lång sikt tillgodose ledarförsörjning i klubben
Samordna hela utbildningsverksamheten med SISU:s konsulent så att erbjudna resurser kommer klubbverksamheten till del
ÖVRIGA UPPDRAG
Hemsida, informationssamordnare
Uppgift. Erbjuda bra förutsättningar för informationsspridning och kommunikation för kommittéer och enskilda medlemmar
Hålla vår hemsida uppdaterad
Utveckla hemsidan efter önskemål från medlemmar, styrelse och kommittéer.
Ansvarsområde
• Ansvara för att GMOK-information presenteras på ett ändamålsenligt sätt
• Påminn styrelse och kommittéer om att den information som skall ligga på hemsidan skall vara uppdaterad. Varje kommitté och styrelsen har ansvar för informationen både på hemsidan och på andra lämpliga sätt,
• Stöd till kommittéerna för att utveckla sin information och kommunikation
• Aktivt samarbeta med marknadsförings- och intäktskommittén för att utnyttja hemsidans möjligheter
Tävlingsanmälare
Uppgift. Samordna och sköta klubbens anmälningar till tävlingar.
Ansvarsområde
• Sammanställa tävlingsprogrammet inför varje säsong.
• Sköta medlemmarnas anmälningar till tävlingar över klubben on line. .
• Anmäla klubbens löpare och budkavlelag till tävlingar.
• Se till att tävlingsinbjudningar och anmälningslistor anslås i klubbstugan.
• Ta emot resultatlistor
• Fungera som klubbens kontaktperson gentemot tävlingsarrangörer.
• Sammanställa underlag för fakturering till klubbmedlemmarna gällande startavgifter, efteranmälan och ”ej start”.
• Sammanräkna poängtabellen.
Klubbvärd
Uppgift. Få nya medlemmar att känna sig välkomna till klubben men också att följa upp hur de trivs.
Ansvarsområde
• Hjälpa nya medlemmar till rätta och komma in i klubbens olika aktiviteter.
• Presentera nya medlemmar på hemsidan
• Introducera nya medlemmar i lämpliga sociala sammanhang i klubben
Bilaga 1
Instruktioner för ansvarig till budkavlar/stafetter, tävlingsresor och träningsläger
Ansvarig är någon i den kommitté som utsetts som ansvarig (eller annan klubbmedlem som fått uppdraget av kommittén) för budkavlen/stafetten, tävlingsresan eller träningslägret..
Syfte Se till att budkavlen/tävlingsresan/träningsläger fungerar från början till slut.
Ansvarsområde
• Sätta upp anmälningslistor till aktuell stafett/budkavle.
• Informera på hemsidan med möjlighet till anmälan direkt på hemsidan eller via mail
• Propagera för deltagande genom påverkan och information.
• Ange i inbjudan vilka ekonomiska villkor som gäller för deltagarna.
• Vid budkavlar/ där både seniorer, ungdomar och/eller veteraner ingår skall den ansvarige samarbeta med respektive kommittéer
• Meddela respektive UK-ansvarig vilka medlemmar som anmält intresse.
• Meddela tävlingsanmälaren underlag för anmälan, antal lag, logi, mat mm.
• Boka transporter, logi, mat om nödvändigt.
• Meddela ej uttagna till kavlar.
• Meddela uttagna. Ge dem nödvändig information, laguttagning, ev inbjudan, reseinformation mm.
• Fungera som eller ta ut lagledare om så behövs.
• Göra en ekonomisk rapport senast 10 dagar efter genomförd tävling/läger till kassören där det framgår vilka kostnader som kommer att faktureras klubben och på vilket kostnadsställe/kommitté denna kostnad skall bokföras samt vilka kostnader som skall faktureras deltagarna.
gmok.se
